1. je ne peux pas facturer une ordonnance car j’ai le message d’erreur suivant : "l’indicateur de traitement 00 ne permet pas la génération d ‘une DRE"

• Pour ne plus avoir ce message d’erreur, il faut :
  • cliquer sur « dossier », « patient »
  • Une fois sur la fiche patient, cliquer sur le bouton « MUT »
  • Cliquer sur « plus d’info »
  • Entrer l'indicateur de traitement. Ce numéro correspond au numéro SESAM Vitale. (12, 13, 32, 33, ...)
    • Exemple : M/33/OC/940/mfp.rss.fr.
    • Ici on notera 33 comme indicateur de traitement.
  • Valider

2. Je ne verrai plus mon patient ou il ne possède pas de carte Vitale

Nous allons faire du mode dégradé.

Cliquez sur Facturier/Facturer/Mode dégradé.



Vous tombez sur la liste de vos ordonnances à facturer.



Vous sélectionnez l'ordonnance ensuite vous cliquez sur pour facturer.

Il vous demande d'imprimer la feuille de soins vous l'imprimez car en mode dégradé les caisses on besoin des feuilles de soins + des bordereaux pour que vous soyez payé.

3. Je ne vois mon patient qu'une fois au cabinet ou il se présente le dernier jour

Dans ce cas, après avoir lu la carte Vitale dans le dossier patient, créez l'ordonnance.

Puis cliquez sur Facturier/Facturer/Mode sécurisé.


Agathe affiche alors la liste des ordonnances qui peuvent être facturées. Sélectionnez l'ordonnance à facturer.



Rappel : Agathe se base sur les préférences de facturation que vous avez choisies au paramétrage du logiciel.
Avant de facturer, vous pouvez consulter la liste des actes de l'ordonnance pour changer une attribution, suspendre un acte, voire le supprimer.

L'option permet d'afficher une évaluation de la facture, pratique en cas de doute sur la saisie d'une ordonnance.
Pour facturer, double cliquez pour sélectionner la facture, puis cliquez sur l'image représentant le TLA.



Agathe peut détecter que des actes ne sont pas attribués. Ceci est normal si vous travaillez avec une collègue qui possède sa propre version d'Agathe, par exemple. Si non, vous pouvez encore changer l'attribution des actes. Validez pour continuer.
Agathe va lire alors la carte Vitale du patient qui doit se trouver dans le lecteur, saisissez votre code sur le lecteur et validez.

Votre facturation est terminé !

4. Je réalise un acte isolé au domicile du patient

Il peut s'agir d'un nouveau patient ou d'un patient connu. La manière la plus simple est d'utiliser votre TLA.
Chez le patient, insérez sa carte Vitale dans le lecteur. Sélectionnez votre patient et choisissez Acte isolé. Puis suivez les instructions du lecteur. Sauf si votre patient est un 100% (ALD, patient exonéré), nous vous conseillons de ne pas pratiquer le Tiers payant et d'encaisser l'intégralité de votre prestation.

De retour au cabinet, connectez votre TLA à votre ordinateur. Dans Agathe, cliquez sur l'icône représentant un lecteur ou sur Facturier/Facturation et Télétransmission.



Cliquez sur Je reviens de visite.



Cliquez sur l’icône représentant le lecteur pour le décharger.
Agathe récupère alors les informations présentes dans le lecteur.



Validez ... pour quitter l'écran qui s'affiche.

Agathe va alors détecter que des factures ne sont pas télétransmises et vous proposer de les envoyer.



Si vous validez, Agathe va envoyer vos factures vers les caisses.
Si vous répondez Non, c'est terminé. Votre ordonnance est créée et la facture est prête à être télétransmise. Vous pouvez retrouver la facture à partir de l'ordonnance du patient (bouton Factures) ou directement dans le menu Gestion/Contrôle Factures.

5. Je vais au domicile du patient pour une série de soins

Il y a deux phases : la création de l'ordonnance (étape 1), puis la facturation (étape 2).

Vous avez déjà lu la carte Vitale du patient (étape 1)

Dans le dossier patient, l'origine des droits est 4 – Carte Vitale, vous pouvez directement le choisir et créer son ordonnance dans Agathe.

Pour plus d'explication sur la création d'ordonnance cliquez ici.

Vous n'avez jamais lu la carte Vitale du patient (étape 1)

Il faut dans ce cas créer l'ordonnance sur le lecteur au domicile du patient. Insérez la carte Vitale du patient, sélectionnez la date de début des soins. Puis choisissez non pas acte isolé mais enreg. Patient ou acte en série (cela dépend de votre TLA) et renseignez le contexte de facturation.
De retour au cabinet, vous allez décharger le TLA. La démarche est identique à celle de l'acte isolé vu au chapitre précédent, à une variante près.
Au déchargement, Agathe détecte une ordonnance à compléter et vous propose de la compléter.



Validez.
Agathe affiche alors la liste des ordonnances à compléter.



Sélectionnez l'ordonnance à compléter et valider.
Astuce:Vous pouvez retrouver les ordonnances TLA incomplètes en cliquant sur le bouton de recherche dans la fenêtre « Ordonnance ».
Pensez à ajouter le numéro du médecin. Pour cela, cliquez sur le bouton modifier de l'ordonnance.
Pour compléter l'ordonnance, nous allons cliquer sur le bouton à droite de « Traitement » et renseigner l'ordonnance.

Facturation de ces ordonnances (étape 2)

Quelle que soit la méthode de création de l'ordonnance : à partir d'une image de carte Vitale ou directement sur le lecteur, il faut maintenant facturer.
A vous de choisir votre rythme de facturation, tous les 15 jours, tous les X soins. Pour facturer, vous devez utiliser la carte Vitale du patient. Il faut donc charger dans votre lecteur les factures en cours.
Agathe vous simplifie cette étape.
Depuis l'écran principal, cliquez sur l'icône du lecteur ou cliquez sur le menu Facturier/Facturation et télétransmission.



Choisissez Je pars en visite.



Agathe vous propose la liste des ordonnances en cours. Sélectionnez les ordonnances que vous voulez facturer pour les charger dans le TLA.

Astuce:Vous pouvez faire varier la date en haut de la fenêtre pour charger vos ordonnances à l'avance (pratique si vous préparez votre tournée le lundi pour toute la semaine, par exemple).

Notez encore une fois la coche Paiement différé. Cochée, elle indique que vous pratiquez le Tiers payant sur l'ordonnance sélectionnée.
Pour préparer le chargement du TLA, cliquez sur l’icône du lecteur. Il n'apparaît que si une ou plusieurs ordonnances sont sélectionnées.



Vous pouvez répéter cette opération pour toutes les ordonnances à charger. En cliquant sur Quitter, Agathe affiche la liste des ordonnances que vous pouvez charger dans le lecteur.
Si vous travaillez à plusieurs sur Agathe, pensez à vous choisir dans la liste déroulante prévue à cet effet.



Après avoir sélectionné les factures à charger (ou toutes ), cliquez sur l’icône du lecteur à droite pour charger le TLA.
Il vous restera à introduire la carte Vitale du patient dans le lecteur pendant votre visite. Le lecteur vous proposera alors de sécuriser la facture qu'il va trouver.
Une fois votre tournée terminée, retournez dans Agathe, allez sur le logo Je reviens de Visite et déchargez vos factures.

6. impossible de facturer l’ordonnance de Mme. … : convention non trouvée

Il faut revenir sur le dossier patient que vous voulez facturer pour cela :

• Cliquez sur le Dossier/Patient.

Vous devez vous positionnez sur le patient en question.

• Cliquer sur le bouton .

Si la convention n'est pas relier vous devez avoir comme message en rouge comme la photo ci-dessous :

• Cliquez sur le bouton . Ce bouton permet d’enregistrer une convention sur une fiche patient.

• Sélectionnez la convention en double cliquant dessus et vous revenez sur la fenêtre d'avant.

Si la phrase en rouge à disparu c'est bon votre convention est bien relier à votre mutuelle et vous pouvez facturer.

Pour plus d'explication concernant la création de mutuelle cliquez ici.

7. J'ai un problème avec certaines mutuelles en carte, je ne peux pas facturer, ça me met "l'indicateur de traitement 80 n'est pas compatible avec le Tiers payant"

• Supprimer la mutuelle et la renseigner à l’identique en laissant l’indicateur de traitement vide

8. Comment faire une facture en mode dégradé, sans carte Vitale ?

• La carte Vitale de votre patient n'est pas nécessaire à la facturation. Agathe imprime la feuille de soins "papier" et le bordereau d'accompagnement de télétransmission. Agathe télétransmet une copie de cette facture au format électronique.
• En pratique :
  • Au moment de facturer les soins enregistrés dans Agathe :
    • Insérez des feuilles de soins dans votre imprimante,
    • Connectez votre lecteur de cartes et insérez votre CPS,
    • Cliquez sur facturier, puis facturer, puis mode dégrader
    • Sélectionnez le patient concerné
    • Faite la facturation et imprimez la feuille de soins.

Note: Votre patient et vous-même devez signer de manière manuscrite la feuille de soins papier.

• Insérez des feuilles blanches A4 dans votre imprimante,
• Accédez au menu TLA puis cliquez sur j’envoi mes factures
• Confirmez l'impression des bordereaux d'accompagnement,
• Adressez la feuille de soins accompagnée du bordereau de télétransmission à la caisse de l'assuré.

9. L'ordonnance apparaît en facturation alors qu'elle est déjà facturée

C'est qu'il reste dans l'ordonnance des actes en noirs.

Ils sont en noir car:

• soit vous avez oublié de les attribuer
• soit vous ne les avez pas attribué car ce n'est pas vous qui les avez fait, dans ce cas là vous pouvez les supprimer.

10. Je facture un patient en cochant la case nuit sur OUI mais lors de la facturation, l'acte n'est pas compté en tant qu'acte de milieu de nuit

• Vous devez pour cela bien faire attention à décocher la case nuit lors de l'ajout de votre acte et ensuite d'ajouter l'acte MM avec comptage entier afin de prendre en compte la facturation de milieu de nuit.

Pour un exemple cliquez sur le lien suivant gérer la majoration de milieu de nuit "MM"

11. Les kms en plus ne sont pas pris en compte lorsque je facture une ordonnance.

• Vérifiez au préalable que vous avez bien pris l'empreinte de la carte CPS. Pour ce faire procéder de la façon suivante:

1. vérifier que votre lecteur TLA est branché et indique Attente ordre
2. Allez dans Dossier puis infirmier
3. Cliquer sur l'icône qui représente la carte CPS en bas de votre écran.

1. Tapez votre code porteur sur le TLA lorsqu'il vous le demande et validez.
2. Validez les modifications sur agathe puis validez le dossier infirmier.
3. Enfin, refaites votre facture.

12. Je souhaite charger une ordonnance facturée mais elle n'apparaît pas dans factures à charger dans le TLA.

Vérifier que la date de facturation de l'ordonnance figure bien dans la fourchette de dates située en haut à droite.

13. Je viens de passer en version 1.40 mais je me rends compte que je ne peux pas facturer en mode TLA.

Lorsque vous migrez de la version 1.31 vers la version 1.40, vous vous devez de ressaisir l'empreinte des Carte Vitale de tous vos patients afin de mettre à jour leur dossier. Une fois que c'est fait, vous pourrez alors choisir le mode de facturation qui vous convient.

14. Lorsque je facture le logiciel affiche un message : Information manquante - Code régime

Ce message signifie que la prise d'empreinte de la carte vitale a été réalisée avec un TLA en version 1.31 et non avec un TLA en version 1.40.
Solution : il faut reprendre l'empreinte de la carte vitale du patient avec le TLA en version 1.40(3.X)et recréer l'ordonnance (en décalant les soins d'une heure)

15. J'ai choisis de faire payer le patient. Comment faire en sorte que ce soit lui qui soit remboursé ?

Si votre patient vous a réglé la totalité de la facture, pensez à décocher la case "Paiement différé" sur le côté droit après avoir double-cliqué sur le nom du patient. Ainsi le paiement se fera directement à votre patient.
Et ceci marche pour tous les modes de paiement.

16. Erreur 61569 en facturation mais aussi lors de la prise d'empreinte de la CPS.

Cette erreur apparaît lorsque le client a passé son lecteur en version 1.40.
La mise à jour n'est pas terminée, elle nécessite une carte de déverrouillage.

17. Erreur 36898 en facturation

Cette erreur signifie que la caisse principale qui est paramétrée dans le dossier patient est incomplète, il manque les quatre chiffres de l'identification (centre payeur).

Retournez sur le dossier patient et modifiez la caisse principale.

Vous pourrez facturer de nouveau.

18. Lorsque je facture on me dit que la carte vitale n'est pas a jour et on me propose de forcer la facturation en mode hors Tiers payant.

si vous avez ce message malgré que la carte soit a jour et que vous l'ayez reenregistré avec le TLA, c'est que l'ordonnance a conservé les anciens paramètres.

La solution est de recréer une nouvelle ordonnance pour les actes restants a facturer sans faire de renouvellement mais plutôt une création manuelle, et supprimer les actes restant a facturer sur l'ancienne ordonnance.