1. Comment renseigner le dossier mutuelle d’un patient ?

• Pour Agathe 1.40 cliquez sur le lien suivant Enregistrer la mutuelle d'un patient dans Agathe 1.40

• Pour my Agathe cliquez sur le lien suivant Dossier Mutuelles

2. Comment signer une convention avec une mutuelle à gestion séparée?

• Il faut contacter la mutuelle en demandant l’envoi d’un dossier pour établir une convention pour travailler avec Agathe version 1.40 ou aller sur le site Internet de la mutuelle pour le télécharger (voir Signer des conventions ). Une fois le dossier renseigné et renvoyé à la mutuelle, il faut importer la convention dans Agathe.

3. Comment importer une convention dans Agathe version 1.40 ?

• Cliquez sur Dossier et Convetion AMC.

• Cliquez en bas au centre sur Importation des conventions.

• Sur la droite, vous cliquez sur le groupe de mutuelles ou la mutuelle dont on souhaite importer la convention.

• Dans le tableau central, double-cliquez sur la ligne indiquant la mutuelle, celle-ci apparaît en rouge puis cliquer sur importation en bas à droite.

• Validez sur OUI à la question.

• Elle s’inscrit maintenant en bleu comme ci-dessous.

Votre mutuelle est bien importer maintenant vous pouvez la rentrer sur le dossier patient en question, voir création de mutuelle sur le lien suivant Création de mutuelle.

4. Je ne trouve pas le nom de la mutuelle que je souhaite importer dans la liste des choix disponibles, que dois-je faire?

• La liste disponible indique des mutuelles et des regroupements de mutuelles. Si la mutuelle fait partie d’un regroupement, elle n’apparaît pas directement sous son nom propre. Il faut rechercher le nom de la mutuelle dans l’onglet « Table de Regroupement ».
  • Par exemple : j’ai signé une convention avec la mutuelle Groupama, elle n’apparaît pas directement sur la liste des fichiers disponibles. Cette mutuelle fait partir du groupe SP-Santé. En cliquant sur SP-Santé dans la liste, puis sur l’onglet « Table de regroupement », on a accès à la liste des mutuelles regroupées sous le nom SP-Santé. On peut ainsi sélectionner individuellement Groupama puis l’importer.

Cependant, il est possible qu’une mutuelle en gestion séparée ne soit pas répertoriée dans la liste d’Agathe, il est alors possible de faire rajouter sa table de convention dans le logiciel par notre service programmation. Il faut contacter la mutuelle pour qu’elle envoie la table de conventions par email ou par fax à CBA et qu’on l’insère dans le logiciel

5. Quelle est la différence entre une mutuelle dite en « gestion unique » et une mutuelle en « gestion séparée»?

Les mutuelles en gestion unique correspondent à l’ancien « Top Mutualiste ». Toutes les informations sont envoyées à la caisse et c’est elle qui communique avec la mutuelle au sujet du remboursement de la part complémentaire. Il n’y a pas besoin de signer des conventions. Il n'y a donc qu'un seul interlocuteur la caisse principale du patient.
Les informations à saisir sur le dossier MUT du patient sont relatives à la mutuelle uniquement.
Le fonctionnement en gestion séparée correspond à l’envoi de deux lots séparés lors de la télétransmission : un lot destiné à la caisse et un lot destiné à la mutuelle. Les retours sont plus rapides mais cette gestion implique qu’on signe au préalable une convention avec la mutuelle.

6. Comment savoir si une mutuelle fonctionne en gestion unique ou en gestion séparée ?

Pour déterminer le fonctionnement d’une mutuelle, il faut consulter l’attestation délivrée au patient. S’il apparaît la mention R.O (comme Régime Obligatoire), il s’agit d’une mutuelle à gestion unique. Si rien n’est noté de façon évidente, il est nécessaire de contacter la mutuelle pour lui demander son mode de fonctionnement.

7. Je n'arrive pas à rattacher une convention mutuelle, la convention n'existe pas, les codes sont les suivants :

MUTNUM 25003043 et n° AMC 778297382 caisse principale 03-019-3200

• saisir la mutuelle dans le dossier patient
• une fois la mutuelle saisie, cliquer sur le bouton pour rattacher la convention.
• La convention n'existe pas, donc la saisir:

*critère assuré : 030193200
*signataire: 030193200
*convention groupée : décoché
*STS activé: coché
*indicateur d'usage : 0
*code aiguillage: R
*type d'accord : TP
et valider